Bijgewerkt: 3 oktober 2026 · 2026-10-02.1
Verwerkingsverantwoordelijke en contact
De verwerkingsverantwoordelijke is Paeonia Resources s.r.l., btw-/fiscaal nummer IT08343120963, Via Antonio Gambacorti Passerini 2, 20900 Monza (MB), Italië. Voor privacyvragen of het uitoefenen van uw rechten: privacy@paeoniasrl.com. Voor vragen over een verblijf: ciao@villaeuropahsiao.com.
Gegevens die wij verwerken
Wij verwerken de gegevens die u zelf toestuurt: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bericht, verblijfsdatums en het aantal volwassenen en kinderen. Het aantal kinderen helpt ons de capaciteit te beoordelen; het formulier vraagt niet naar hun namen. Vermeld geen identiteitsdocumenten, gezondheidsgegevens of betaalkaartgegevens in uw bericht. De hostingprovider kan technische verbindingsgegevens en beveiligingslogboeken verwerken.
Doeleinden en rechtsgronden
Wij gebruiken gegevens uit verblijfsaanvragen om u te antwoorden, de beschikbaarheid te controleren en een eventuele bevestiging voor te bereiden: maatregelen die op uw verzoek worden genomen vóór het sluiten van een overeenkomst en, als het verblijf wordt bevestigd, de uitvoering van die overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b, AVG). Wij behandelen andere berichten en beveiligen de website op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het bieden van ondersteuning en het waarborgen van de veiligheid (artikel 6, lid 1, onder f). Administratieve en wettelijke verplichtingen berusten op artikel 6, lid 1, onder c. Het vakje ‘Ik heb de privacyverklaring gelezen’ legt vast dat u de verklaring hebt gelezen; het is geen toestemming voor marketing.
Hoe de formulieren werken
Het contactformulier stelt een bericht op in uw e-mailprogramma: het wordt pas verzonden wanneer u het vanuit dat programma verstuurt. Een verblijfsaanvraag vereist altijd bevestiging door de eigenaar; er worden geen betalingen geïnd. De boekingsmethode die daadwerkelijk op deze pagina's beschikbaar is, staat beschreven in het formulier en de onderstaande toelichting. Wij bewaren geen concepten van formulieren in uw browser. Op deze pagina's verzamelen wij geen nieuwsbriefinschrijvingen.
Bewaartermijnen
Aanvragen die niet tot een boeking leiden, worden zes maanden na het laatste contact bewaard en daarna verwijderd. De eigenaar past dezelfde regel toe op kopieën in de e-mail en werkbestanden. Documenten voor bevestigde boekingen volgen de toepasselijke administratieve en fiscale bewaartermijnen; gegevens die nodig zijn voor de bescherming van een recht kunnen worden bewaard zolang dat voor dat doel nodig is. De technische voorkeur voor deze melding blijft zes maanden in uw browser bewaard. De antispamtellers van de OVH-applicatie gebruiken identificatoren die met een geheime sleutel worden afgeleid, zonder het IP-adres in leesbare vorm op te slaan, en worden binnen 24 uur na het verlopen van de teller verwijderd. De bewaartermijn van de logboeken van de hostingprovider hangt af van diens dienstverlening.
Ontvangers, externe diensten en doorgiften
Personen die door de eigenaar zijn gemachtigd en dienstverleners die nodig zijn voor hosting, e-mail en technische ondersteuning kunnen toegang krijgen tot de gegevens volgens hun respectieve rollen en afspraken. De gegevens worden niet gepubliceerd of verkocht. Op deze pagina’s worden foto’s, lettertypen en video’s lokaal gehost; sociale media openen via links. De ingebedde kaart wordt alleen vanuit Google Maps geladen wanneer u “Kaart tonen” kiest. Google kan dan uw IP-adres ontvangen en cookies gebruiken volgens zijn eigen privacyverklaring op policies.google.com/privacy. Vóór de activering wordt geen verzoek voor de kaart naar Google gestuurd. Uw keuze geldt alleen voor de huidige pagina en wordt niet opgeslagen. Wanneer u een link naar Google, sociale media of de oorspronkelijke boekingswebsite volgt, gelden de privacyverklaringen van die diensten; zij kunnen ook gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Op eventuele doorgiften door dienstverleners die de eigenaar gebruikt, zijn de waarborgen van hoofdstuk V van de AVG van toepassing, zoals adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen wanneer die vereist zijn.
Uw rechten
U kunt verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering of beperking van de gegevens en, waar van toepassing, om overdraagbaarheid. U kunt ook bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Mail privacy@paeoniasrl.com met uw verzoek en, indien beschikbaar, de referentie van uw verblijf. De verwerkingsverantwoordelijke mag alleen informatie vragen die nodig is om uw identiteit te controleren en antwoordt binnen de termijnen van de AVG, doorgaans binnen één maand. U kunt een klacht indienen bij de Italiaanse gegevensbeschermingsautoriteit (garanteprivacy.it) of de bevoegde autoriteit in uw land.
Verplichte gegevens en geautomatiseerde beslissingen
Naam, e-mailadres, datums en het aantal gasten zijn nodig voor een verblijfsaanvraag; zonder deze gegevens kunnen wij die niet behandelen. Een telefoonnummer en aanvullend bericht zijn optioneel in het formulier voor een directe aanvraag. Wij profileren bezoekers niet en nemen geen geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor hen hebben. De eigenaar beslist over het aanvaarden van een verblijf.
AI-assistent voor uw verblijf
De assistent is optioneel: kies “AI-assistent starten” en verstuur daarna een vraag. De server stuurt de tekst, de taal en maximaal de laatste acht berichten naar OpenAI om een antwoord te maken. Voer geen persoonlijke of gevoelige gegevens, identiteitsdocumenten of betaalgegevens in. De hulp bij het plannen van een verblijf berust op stappen vóór een overeenkomst die op uw verzoek worden genomen (AVG artikel 6, lid 1, onder b); misbruikpreventie berust op een gerechtvaardigd belang (onder f). AI kan fouten maken: beschikbaarheid, prijs en boeking moeten door de eigenaar worden bevestigd. Het aanvraagformulier, e-mail en telefoon zijn ook zonder AI beschikbaar.
Samenvattingen voor het beheer
Na elke uitwisseling worden de vragen en antwoorden samengevat en naar giuseppe@paeoniasrl.com gemaild, zodat het beheer aanvragen kan opvolgen. Dit is geen boeking en garandeert geen antwoord. Een afgeschermde wachtrij bewaart de benodigde inhoud maximaal zeven dagen. De inhoud wordt verwijderd zodra de e-maildienst het bericht accepteert; dit bevestigt niet de bezorging. Alleen bevoegde personen hebben toegang tot de e-mailsamenvattingen. Ze worden bewaard om de aanvraag en een eventuele relatie af te handelen en daarna verwijderd, behalve bij wettelijke verplichtingen of een gedocumenteerde noodzaak om rechten uit te oefenen of te verdedigen. Voor verblijfsaanvragen die geen boeking worden, blijft de termijn van zes maanden na het laatste contact gelden. De chat neemt contactgegevens niet automatisch over uit formulieren. Technische verzending gebeurt via Microsoft 365 met ciao@villaeuropahsiao.com. Een kopie kan in Verzonden items en in de mailbox van de ontvanger blijven staan; voor beide gelden dezelfde regels voor toegang en bewaring. Hostingback-ups kunnen kopieën van de wachtrij maximaal 31 dagen bewaren; na herstel wordt de vervaltermijn opnieuw toegepast.
Bewaring en aanbieders van de assistent
Het gesprek blijft in het tijdelijke paginageheugen en wordt niet in browseropslag bewaard; de server beheert de hierboven beschreven aparte e-mailwachtrij. API-verzoeken gebruiken store:false. OpenAI gebruikt API-gegevens standaard niet voor modeltraining; misbruiklogboeken kunnen tot 30 dagen worden bewaard, met wettelijke of beveiligingsuitzonderingen. Deze technische verwerking staat los van de e-mailsamenvattingen. Onze pseudonieme misbruiktellers bevatten geen chattekst of IP-adressen in leesbare vorm en worden binnen 48 uur verwijderd. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte is mogelijk met de vereiste waarborgen uit hoofdstuk V van de AVG; uitsluitend Europese gegevensopslag wordt niet gegarandeerd. Details: https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data.
Beschikbaarheid
Een directe aanvraag op de OVH-website verzendt de formuliergegevens via HTTPS naar de applicatie van de villa. De referentie, taal, inhoud van de aanvraag, status en versie van de gelezen privacyverklaring worden vastgelegd. Alleen de eigenaar heeft toegang tot het beheer. Directe aanvragen worden pas beschikbaar nadat de database en e-maildienst zijn ingesteld.